3.1 Zorg voor gezonde roosters

“Ik wil wel meer uren werken, maar ik wil niet meer dagen werken“. Een prettig rooster en een goede balans tussen werk en privé zijn de belangrijkste voorwaarden voor zorgmedewerkers om te kiezen voor een groter contract. In de praktijk werkt een zorgmedewerker met een contract van 24 uur vaak vijf of zes keer per week een korte dienst.  Dat maakt het moeilijk om een groter contract op een gezonder manier in te plannen. Bijvoorbeeld met genoeg weekenden vrij en rustdagen tussendoor. Ook zijn er binnen het team soms allerlei wensen, waardoor een gezond rooster voor iedereen nauwelijks meer mogelijk is.

Toch is hier een oplossing voor. Door zorgmomenten standaard te verplaatsen naar de middag en met het team de heilige huisjes te doorbreken, is een gezonder rooster mogelijk met langere diensten en minder opkomstmomenten. Op deze pagina vind je materialen en tips over hoe je een gezonder rooster kunt maken.

Na het doorlopen van deze pagina weet je:

1. Wat de voordelen zijn van langere diensten
2. Hoe je duidelijk kunt maken met welke zorgmomenten en taken je kunt schuiven om langere diensten te maken
3. Hoe je kunt laten zien welke heilige huisjes er zijn en wat dit betekent voor het rooster
4. Waarmee je aan de slag kunt met je team(s)

Actie 1: Laat zien wat langere diensten kunnen opleveren in het rooster van zorgmedewerkers

Voor een goede werk-privébalans, ook bij een groter contract, moeten er genoeg lange diensten in het team zijn. Het maken van langere diensten is een uitdaging. De zorg op een afdeling of bij mensen thuis wordt vaak al jaren op dezelfde manier geleverd, met pieken in de ochtend en avond. Hierdoor kan het moeilijk zijn om na te denken over hoe het anders kan.

Hoe doe je dat?

Met andere woorden: dit gaat over anders werken. Dat vraagt veel van medewerkers. Daarom is het belangrijk om te beginnen bij de vraag: “waarom zouden we het anders doen en wat levert dit ieder van ons op?”. Hiermee kun je de zorgmedewerkers nieuwsgierig maken. Hoe doe je dat? Door het klein te maken en te vertalen naar het rooster van een individuele medewerker. Bijvoorbeeld: ‘als het ons lukt om deze dienst in het weekend te verlengen heb je straks 4 extra vrije weekenden per jaar.’ Of: ‘je hebt minder reiskosten, omdat je jouw uren straks in 3 in plaats van 4 dagen kan maken.’

We laten het zien aan de hand van onderstaand voorbeeld.

Tip!

Zet het rooster van een zorgmedewerker op een groot scherm en ga aan de hand daarvan met het team in gesprek. Zo wordt het heel concreet en herkenbaar

Voorbeeld: langere diensten en minder opkomstmomenten

Bij zorginstelling Zorghuis zitten 12 personen in het team en samen hebben ze iedere week 50 diensten te vervullen. In onderstaande afbeelding zie je een dienstenpatroon van één dag in de week. De diensten zijn genummerd en hebben een functieaanduiding. Door de korte diensten in situatie ‘nu’ zie je dat het team gemiddeld 5 keer in de week moet komen en 28,2 weekenden per jaar moet werken. In situatie ‘wat als’  zijn de uren van de Verzorgende dienst 4, samengevoegd met die van de Verzorgende dienst 3. En de Helpende dienst 5 is samengevoegd met dienst 6 en 8. Het gemiddeld aantal opkomstmomenten gaat hierdoor van 5 naar 3,6 per week en het aantal weekenden werken gaat van 28,2 naar 19,5 keer.

Voorbeeld: zo maakte Cordaan grotere contracten in de thuiszorg mogelijk
Bekijk de video van Cordaan

In de video vertellen Jacqueline en Dennis van Cordaan wat het werken aan de roosters hun thuiszorgteam en henzelf allemaal heeft opgeleverd.

Actie 2: Maak een overzicht van de te verschuiven zorgmomenten en taken

Vooral in de ochtend en avond is het op de zorgafdeling flink hard werken. Om langere diensten te maken, kunnen sommige taken goed verplaatst worden naar de middag. Zo ga je van een zorgpiek in de ochtend en avond naar een zorggolf en verspreid je het werk meer over de dag.

Laat het team in kaart brengen hoe hun zorgpieken eruitzien met onderstaande afbeelding. Vraag het team voor de zorgmomenten op te schrijven wat voor zorg moment het is:

  • medische dwangtijd: zorg die verleend moet worden op een specifiek tijdstip, bijvoorbeeld insuline, zondevoeding, steunkousen, wondzorg (indien meerdere keren per dag)
  • sociale dwangtijd: zorg die door andere afspraken of hygiëne gebonden is aan een specifiek tijdstip, bijvoorbeeld bij incontinentie, dagbesteding of werk.
  • geen dwangtijd: zorg die niet gebonden is aan specifieke tijdstippen, bijvoorbeeld zwachtelen, wondzorg of stomazorg.
  • ADL (algemeen dagelijkse levensverrichtingen): zorg die niet gebonden is aan een specifiek tijdstip, zoals wassen en douchen.
Hoe ga je aan de slag als je zorgmomenten wil gaan verschuiven?

Laat het team eerst de eigen zorgpieken in kaart brengen. Wat doen we allemaal in die drukke ochtend- en avonduren? Vaak komen daarbij alleen al verschillende werkwijzen in het team naar voren.

Vervolgens kun je het weer klein maken: als we één cliënt of zorgmoment naar de middag zouden verschuiven, welke zou dat dan zijn? En wat is daarvoor nodig?

Download Invuloefening zorgmomenten verschuiven als opdracht met het team om samen te bepalen welke zorgmomenten je kan verschuiven.

 

Bekijk de webinar: Inzet van Helpenden(+)

Je kunt ook kijken wie de zorgmomenten eigenlijk uitvoert. Misschien kan bijvoorbeeld een helpende plus meer uitdagende zorgmomenten op zich nemen, waardoor er ruimte ontstaat bij de verzorgenden. Benieuwd hoe Humanitas dat heeft aangepakt? Kijk dan de webinar Inzet van Helpenden (+) in samenwerking met Het Potentieel Pakken.

 

Welke taken kan je verschuiven?

Niet alleen zorgmomenten kunnen verschoven worden. Je kunt ook kijken naar de taken in het team. Bijvoorbeeld verslaglegging, overleg met een huisarts, of teamtaken. Wanneer worden die nu gedaan? Kunnen die voortaan meer op de rustige momenten worden ingedeeld? Kijk ook hier naar wie de taken uitvoert. Vaak zijn de taken namelijk niet gelijk verdeeld over de medewerkers. Hierdoor hebben juist de praktisch geschoolde medewerkers vaak korte diensten. Voor die zorgmedewerkers is het maken van een langere diensten daarom echt een uitdaging.

Breng dus goed in kaart welke (in)directe zorgtaken wanneer en door wie worden uitgevoerd. Noteer daarna hoe deze taken beter verdeeld kunnen worden.

Download de takenlijst om deze werkzaamheden duidelijk te krijgen.

Download

Tip!

Laat 2 of 3 zorgmedewerkers uit het team met verschillende functies alle taken samen op een rij zetten, dat gaat sneller dan met het hele team en dan heb je wel verschillende invalshoeken

Actie 3: Maak een nieuw dienstenpatroon met langere diensten

Zodra het team weet wat langere diensten op kunnen leveren en je inzichtelijk hebt welke taken je kan verschuiven, kan je gaan puzzelen met een nieuw
dienstenpatroon om daadwerkelijk lange diensten te
gaan maken.

Wanneer je langere diensten hebt gemaakt en daarmee dus ook zorgmomenten hebt verplaatst, kan het zijn dat je hier ook je cliënten en hun familie van op de hoogte moet brengen. Download een voorbeeldbrief die je zou kunnen versturen naar de cliënten. Ook voor zorgmedewerkers is deze brief fijn als gespreksstarter.

Bekijk de webinar: Langere diensten in de gehandicaptenzorg

In deze webinar vertellen Geert en Alain van Tragel hoe zij langere diensten hebben maakt in de gehandicaptenzorg door wonen en dagbesteding met elkaar te combineren.

Actie 4: Maak heilige huisjes in het rooster bespreekbaar

Je moet je bij het maken van een rooster al aan veel regels houden, zoals bijvoorbeeld de CAO en arbeidstijdenwet. We zien dat er daarnaast vaak veel ongeschreven afspraken binnen teams zijn. Dat kan het moeilijk maken om voor iedereen een gezond rooster te maken en dan vooral voor de medewerkers met een groot contract. Ga daarom eens een open gesprek aan met het team over regels en afspraken en bespreek wat je zou kunnen veranderen in de roosterafspraken om grotere contracten mét een prettig rooster mogelijk te maken.

Het kan helpen om eerst een overzicht te maken van alle wensen in het team. Zo ziet het team in één keer wat de effecten zijn van een individuele wens op het rooster van een heel team.

Download het document Werkwensen in kaart om alle wensen van het team op een rij te zetten in één overzicht. Of gebruik de vragenlijst om opnieuw alle werkwerken te verzamelen van het team.

Tip!

Zet alle wensen van het team op een groot scherm en bespreek dit in een teamoverleg. Zo wordt het team bewust van het effect van hun wens op het rooster van een collega

Actie 5: Spreek een proefperiode af voor de nieuwe roosters

Als het team startklaar is om langere diensten te gaan proberen, is het tijd om de nieuwe dienstenpatronen en bijbehorende roosters in werking te laten treden.

Anders werken kan in het begin heel erg spannend zijn. Daarom is het belangrijk om een proefperiode af te spreken voor de nieuwe manier van werken en vast te leggen hoelang deze duurt. Daarna kan je met het team evalueren. Vaak zie je dat de nieuwe manier van werken eerst even wennen is, maar na een tijd het juist veel fijner wordt ervaren.

 

Tip!

Probeer deze nieuwe manier van werken minimaal 3 maanden uit. Dan heeft het team het nieuwe rooster een paar keer uitgeprobeerd.

Ga door naar het volgende onderdeel van deze stap!

Je hebt nu een goed beeld van wat gezonde roosters met meer lange diensten kan opleveren en hoe je hier mee aan de slag gaat.

In het volgende onderdeel leer je wie je van HR allemaal moet betrekken en welke rol HR kan pakken om groter contracten te realiseren in jouw organisatie. Ga verder met ‘Ga aan de slag binnen HR’.

 

Scroll to top